दीपक मोहिते,
पालघर जिल्हा परिषद,; कागदविरहित बैठक प्रणालीचा शुभारंभ,
जिल्हा परिषद पालघरच्या प्रशासकीय कामकाजात डिजिटल परिवर्तनाला महत्त्वपूर्ण सुरुवात झाली आहे. काल मुख्य कार्यकारी अधिकारी मनोज रानडे यांच्या अध्यक्षतेखाली झालेल्या स्थायी समितीच्या बैठकीत कागदविरहित बैठक ही कृत्रिम बुद्धिमत्ता-सक्षम डिजिटल बैठक व्यवस्थापन प्रणालीचा अधिकृत शुभारंभ करण्यात आला. महाराष्ट्रातील स्थानिक स्वराज्य संस्थांमध्ये असा प्रयोग राबवणारी ही पहिलीच जिल्हा परिषद ठरली आहे.
या उपक्रमाचा प्रस्ताव उपमुख्य कार्यकारी अधिकारी ( सामान्य प्रशासन ) इजाज अहमद शरिक मसलत यांनी मांडला होता. मुख्य कार्यकारी अधिकारी मनोज रानडे यांनी या प्रस्तावाला त्वरित मान्यता देत प्रणालीच्या अंमलबजावणीला गती दिली. उपमुख्य कार्यकारी अधिकारी यांच्या पुढाकाराने आणि मार्गदर्शनाखाली कालची स्थायी समिती बैठक पूर्णतः कागदविरहित पद्धतीने या प्रणालीवर पार पडली.
हा उपक्रम ” देशम इंडस्ट्रीज,” यांच्या माध्यमातून विकसित करण्यात आला असून, देशम कृत्रिम बुद्धिमत्ता उपाययोजना विभागाचे संस्थापक आणि मुख्य कार्यकारी अधिकारी जयंत देशमुख यांच्या नेतृत्वाखाली कृत्रिम बुद्धिमत्ता, स्वयंचलन आणि डिजिटल प्रशासन तंत्रज्ञानाचा वापर करून ही प्रणाली विकसित करण्यात आली आहे.
काल ७ ऑक्टो.२०२६ रोजी झालेल्या स्थायी समितीच्या बैठकीत या प्रणालीचा प्रत्यक्ष वापर करण्यात आला. बैठकीतील विषय, संबंधित कागदपत्रे, उपस्थिती, चर्चा, निर्णय आणि कार्यवाही डिजिटल माध्यमातून हाताळण्यात आली. पुढील टप्प्यात सर्वसाधारण सभा, स्थायी समिती, विषय समित्या, पंचायत समित्या तसेच ग्रामपंचायत स्तरावरील बैठकाही या डिजिटल प्रणालीच्या माध्यमातून घेण्याचे नियोजन आहे. त्यामुळे ग्रामपंचायत ते जिल्हा परिषद या संपूर्ण स्तरावरील बैठक व्यवस्थापन अधिक सुसूत्र, पारदर्शक आणि डिजिटल होईल.
बैठकीपूर्व तयारीपासून ते बैठकीतील कार्यवाही आणि त्यानंतरच्या निर्णयांच्या अंमलबजावणीपर्यंतची संपूर्ण प्रक्रिया डिजिटल, पारदर्शक आणि कागदविरहित करण्याच्या उद्देशाने ही प्रणाली विकसित करण्यात आली आहे. बैठकीमध्ये कोणत्या विषयावर काय चर्चा झाली, कोणत्या सदस्याने किंवा अधिकाऱ्याने काय मत मांडले आणि कोणता निर्णय घेण्यात आला, याबाबत भविष्यात कोणताही संभ्रम किंवा वाद निर्माण होऊ नये, यासाठी बैठकीतील कार्यवाहीचे ध्वनिमुद्रण तसेच मजकूर स्वरूपातील डिजिटल नोंद प्रणालीमध्ये उपलब्ध राहणार आहे. त्यामुळे “ मी असे बोललो नव्हतो,” किंवा “ ही बाब बैठकीत मांडण्यात आली नव्हती,” अशा स्वरूपाच्या वादांना मोठ्या प्रमाणात आळा बसेल आणि बैठकीच्या कार्यवाहीचा विश्वासार्ह डिजिटल संदर्भ उपलब्ध होईल.
कागदविरहित बैठक प्रणालीमध्ये कृत्रिम बुद्धिमत्तेचा वापर करून बैठकीचे इतिवृत्त तयार करण्याची सुविधा उपलब्ध आहे. सूचना, विषयपत्रिका, विषयाशी संबंधित कागदपत्रे, उपस्थिती, बैठकीतील थेट कार्यवाही, मतदान, ठराव आणि बैठकीनंतरची कार्यवाही या सर्व प्रक्रिया एकाच डिजिटल व्यासपीठावर हाताळता येतात. याशिवाय निर्णयानंतर झालेल्या कार्यवाहीचा अहवाल अर्थात कार्यवाही प्रगती अहवालाचे डिजिटल पद्धतीने निरीक्षण करणे हे प्रणालीचे महत्त्वाचे वैशिष्ट्य आहे. बैठकीत मंजूर झालेल्या ठरावानंतर कोणत्या विभागाने किंवा अधिकाऱ्याने कोणती कार्यवाही करायची, त्याची सद्यस्थिती काय आहे आणि कार्यवाही पूर्ण झाली आहे की प्रलंबित आहे, याचा डिजिटल पद्धतीने मागोवा घेता येतो. त्यामुळे बैठकीतील निर्णय केवळ नोंदवले न जाता त्याच्या प्रत्यक्ष अंमलबजावणीवरही प्रभावी देखरेख ठेवता येईल.
या प्रणालीमुळे जिल्हा परिषदेला कागदविरहित प्रशासनाच्या दिशेने महत्त्वपूर्ण पाऊल टाकता आले आहे. सूचना, विषयपत्रिका, बैठकीशी संबंधित कागदपत्रे आणि कार्यवाही डिजिटल स्वरूपात उपलब्ध होत असल्यामुळे कागद, छपाई आणि फाईल व्यवस्थापनावरील खर्च वाचण्यास मदत होईल. कागदाचा वापर कमी झाल्यामुळे पर्यावरण संवर्धनाला हातभार लागेल आणि ‘हरित प्रशासन,’ तसेच शाश्वत प्रशासनाच्या संकल्पनेला चालना मिळेल. या डिजिटल प्रणालीमुळे पारदर्शकता, कार्यक्षमता, उत्पादकता आणि उत्तरदायित्व या चारही बाबींना बळकटी मिळणार आहे.
कागदविरहित बैठकीचा उद्देश केवळ बैठका ऑनलाइन घेणे हा नसून, बैठकीपासून निर्णयाच्या अंमलबजावणीपर्यंतची संपूर्ण प्रक्रिया डिजिटल करणे तसेच माध्यमातून जिल्हा परिषद पालघरच्या प्रशासनाला अधिक स्मार्ट, पारदर्शक, कार्यक्षम, उत्तरदायी आणि कागदविरहित बनवणे हा आहे.सदर प्रसंगी जिल्हा परिषदेचे अधिकारी आणि कर्मचारी उपस्थित होते.
